VERHANDLUNGSFÜHRUNG. Zuweilen sind Situationen bzw. Konflikte mit anderen Personen oder Organisationen so verfahren, dass man sie ohne externe Unterstützung – zum Beispiel durch einen Anwalt oder Mediator – nicht lösen kann.
Die Auseinandersetzung mit unserem Ex-Vermieter ließ mir graue Haare wachsen…
So erging es mir, als Inhaber der PRofilBerater GmbH, in den zurückliegenden zwei Monaten nach unserem Umzug in der Auseinandersetzung mit dem Vermieter unseres alten Büros. Unsere Auffassungen darüber, welche Instandsetzungs- und Renovierungsarbeiten wir bis zum Auslaufen des Mietvertrags zum 31. Dezember 2021 der Büroräume, die wir 16 Jahre zuvor völlig unrenoviert übernommen und vor unserem Einzug renoviert und modernisiert hatten (u.a. Verkabelung aller Räume, Einbau neuer Fußböden, Lampen usw.), noch zu erledigen hätten, gingen so weit auseinander, dass mir klar war: Wir werden bei einem Übergabetermin keine Einigung erzielen. Vielmehr wird die Situation bei einem persönlichen Aufeinandertreffen eskalieren, da unsere schriftliche und telefonische Kommunikation mit der Zeit immer mehr emotionale Seitenhiebe gegen den jeweils anderen enthielt.
Erkenntnis: „Alleine schaffe ich es nicht; ich brauche Unterstützung“
Deshalb wuchs in mir die Überzeugung: Ich brauche eine professionelle Unterstützung, um diese „Baustelle“ – wie gewünscht – bis Ende des Jahres zu schließen; sonst schlage ich mich auch 2022 noch mit endlosen (juristischen) Streitereien mit meinem Ex-Vermieter herum.
.., deshalb engagierte ich die Rechtsanwältin Barbara Riegel als Verhandlerin
Also engagierte ich auf Empfehlung einer Bekannten die Darmstädter Rechtsanwältin Barbara Riegel als Unterstützerin und erteilte ihr den Auftrag, bei dem Übergabetermin die Verhandlung mit dem Vermieter stellvertretend für mich zu führen, mit dem Ziel eine Einigung in meinem Sinne herbeizuführen. Denn mir war klar (gerade, weil ich bereits viele Artikel zum Thema Verhandlungsführung u.a. für unseren Kunden den Vertriebsberater Peter Schreiber redigiert und in Zeitschriften platziert habe): Ich werde dazu nicht in der Lage sein – unter anderem weil mir, wenn der Vermieter im Gespräch zu viele emotionale Angriffe startet, irgendwann der Kragen platzt.
Mit Barbara Riegel die Verhandlungsziele formuliert
Zur Vorbereitung des Übergabetermins bzw. der dort stattfindenden Verhandlung traf ich mich mit Frau Riegel, nachdem ich ihr zuvor schon den Mietvertrag nebst meiner Korrespondenz mit dem Vermieter zugesandt hatte, zu einem Vorgespräch. In ihm definierte sie im Dialog mit mir u.a. die Verhandlungsziele und welche Zugeständnisse ich eventuell bereit wäre dem Vermieter zu machen, um diese zu erreichen.
Zudem gab sie mir konkrete Verhaltenstipps bzw. -anweisungen für den Übergabetermin; so zum Beispiel:
- „Mischen Sie sich nicht in die Verhandlung ein – halten Sie am Besten einige Meter Abstand, damit Sie zwar hören, was wir besprechen, aber Herrn … nicht unmittelbar gegenüber stehen. Denn ich führe die Verhandlung stellvertretend für Sie.“ Und:
- „Bringen Sie, sofern möglich, einen Architekten zum Übergabeterm mit, der vor oder während meiner Verhandlung den Zustand der Räume dokumentiert und fotografiert, für den Fall, dass die Verhandlung scheitert.“
Für einen echten Anwalt gibt es keine „Bagatellsachen“
Zum Übergabetermin erschien ich denn auch in Begleitung der Rechtsanwältin Barbara Riegel und eines befreundeten Architekten, was meinen Vermieter offensichtlich überraschte. Noch überraschter reagierte er, als er nach der Begrüßung auf der Visitenkarte meiner Rechtsanwältin las:
„Barbara Riegel – Rechtsanwältin
- Fachanwältin für Versicherungsrecht
- Fachanwältin für Bank- und Kapitalmarktrecht“
Dies veranlasste ihn zum sarkastischen Kommentar: „Dann befassen Sie sich normalerweise vermutlich nicht mit solchen Bagatellsachen“. Daraufhin erwiderte meine Anwältin trocken: „Für mich gibt es als Anwältin keine Bagatellsachen, sondern stets nur Anliegen meiner Mandanten.“
Danach begann nach einem gewissen weiteren Vorgeplänkel die Verhandlung zwischen meiner Anwältin und meinem Vermieter, der ich aus einer gewissen Distanz lauschte. Dabei war es für mich, der ich zwar schon oft Artikel über das Thema „Verhandlungen mit schwierigen Partnern führen“ schrieb, aber noch selten solche live miterlebt habe, interessant zu erleben, was es heißt, hart oder genauer gesagt gezielt zu handeln.
Es war spannend, die „harte“ Verhandlungsführung live zu erleben
Auszug aus dem alten Büro: Lukas Leist muss Kisten schleppen.
So war es für mich zum Beispiel beeindruckend zu erleben, wie Frau Riegel das Gespräch immer wieder in ruhige Bahnen lenkte – zum Beispiel, indem sie zum Vermieter sagte: „Das ist Ihre Sicht der Dinge. Doch lassen Sie uns mal in Paragraph … des Mietvertrags schauen. Dort steht ….“ Des Weiteren wie Sie mal einen etwas schärferen Ton in der Kommunikation wählte, um ihrem Gegenüber zu signalisieren „Stopp, nun gehen Sie zu weit“ und mal – aus meiner Warte – bewusst ein Lachen in die Konversation einflocht, um die Gesprächssituation wieder zu entspannen.
Dabei zeigte es sich für mich deutlich: Frau Riegel ist es gewohnt, nicht nur über deutlich komplexere Sachverhalte zu verhandeln, sondern auch mit Verhandlern, die im Verhandeln deutlich routinierter als mein Vermieter sind, obwohl dieser ein erfahrener Unternehmensberater ist. So zum Beispiel, wenn sie zum Wohl ihrer Mandanten mit den Rechtsabteilungen oder Rechtsanwälten von Banken, Versicherungen und Kapitalanlagegesellschaften eine gerichtliche oder außergerichtliche Einigung herbeiführen möchte.
Das Herz rutschte mir zuweilen in die Hosentasche
Dabei rutschte mir, ob ihrer Verhandlungsführung – das gestehe ich – ein, zwei Mal das Herz in die Hosentasche. So zum Beispiel als meine Anwältin, als der Vermieter kein Entgegenkommen zeigte, erklärte: „Dann betrachte ich den Übergabetermin als gescheitert. Deshalb fordere ich Sie auf, unmittelbar die Heizkörper, die Sie bereits widerrechtlich in den noch vermieteten Büroräumen gelagert haben, zu entfernen, so dass …“. Als ich dies hörte, dachte ich „Das darf nicht wahr sein“, denn dass der Übergabetermin platzt, das wollte ich keinesfalls. Vielmehr wollte ich „die Kuh ja vom Eis kriegen“, damit ich mich 2022 nicht noch weiter mit dem Problem herumschlagen muss.
Nach dieser Aussage von Frau Riegel erbat sich mein Noch-Vermieter einige Minuten Bedenkzeit und zog sich ins benachbarte Wohnhaus zurück – vermutlich um sich dort nun seinerseits telefonisch mit seinem Anwalt zu beraten. Nach 10, 15 Minuten kehrte er jedoch zurück und erklärte sich nun bereit, das Übergabeprotokoll, so wie von uns gewünscht und Frau Riegel vorformuliert, zu unterschreiben, sofern ich ihm noch ein, zwei Zugeständnisse machen würde, die ihm offensichtlich „emotional“ oder zur Geschichtswahrung wichtig waren.
Dank Barbara Riegel ein „Sieg“ auf ganzer Linie
Einzug in das neue Büro: Auch Rita wird zur „Kistenträgerin“
Hierzu erklärte ich mich bereit, so dass, nachdem das Protokoll von Frau Riegel entsprechend ergänzt worden war, wir beide – also mein Noch-Vermieter und ich – das Protokoll unterschrieben. In ihm wurde der Mietvertrag zum 30.12. 2021 für beendet erklärt und zwar ohne, dass die PRofilBerater bzw. ich noch irgendwelche (finanziellen) Forderungen des Vermieters erfüllen müssen. Danach überreichte Frau Riegel dem Vermieter die Büroschlüssel und ließ sich deren Erhalt quittieren.
Zum Abschied konnte sich mein nun Ex-Vermieter jedoch folgende Bemerkung gegenüber Frau Riegel nicht verkneifen: „Ich hoffe, Sie schreiben Herrn Kuntz für Ihre Leistung nun eine saftige Rechnung.“ Daraufhin erwiderte mein Rechtanwältin sachlich: „Ja, meine Leistung hat ihren Preis. Doch meine Rechnung wird angemessen sein.“
Hurra, eine mich emotional belastende Baustelle ist geschlossen
Für mich hat sich das Engagement von Frau Riegel auf alle Fälle gelohnt – inwieweit finanziell, das weiß ich noch nicht, da ich ihre Rechnung noch nicht erhalten habe. Aber auf alle Fälle hat sie für mich ein Problem gelöst, das ich alleine nie hätte lösen können, und das mich in den letzten Monate nicht nur viel Zeit kostete, sondern mich auch emotional belastete, so dass ich nun mit einer (Dauer-)Baustelle weniger ins Jahr 2022 gehe. Hierfür danke ich ihr.
7 Regeln für das Führen harter Verhandlungen
Zudem führte mir ihre Verhandlung nochmals bildhaft vor Augen, wie wichtig beim Verhandeln mit „schwierigen Partner“ das Beachten folgender Regeln ist, die ich selbst schon in mehreren Artikeln (für Kunden) ausgeführt habe.
- Unterschätze nie Deinen „Gegner“. Stelle Dich darauf ein, dass auch er sich gezielt auf die Verhandlung vorbereitet.
- Bereite Dich umfassend und gezielt auf die Verhandlung vor. Definiere u.a. Deine Verhandlungsziele und was Du Deinem Gegenüber u.a. offerieren kannst, um Deine Verhandlungsziele zu erreichen.
- Suche Dir bei Bedarf eine professionelle Unterstützung – z. B, wenn ansonsten aufgrund der emotional verhärteten Fronten eine Eskalation der Situation droht.
- Schrecke nicht davor zurück, gegebenenfalls mit einem Abbruch der Verhandlungen zu drohen – z.B. wenn sich die Verhandlung nicht als ein wechselseitiges Geben und Nehmen erweist.
- Verliere in dem Verhandlungsprozess nie Dein Ziel aus den Augen – zum Beispiel, wenn Dein Gegenüber unsachlich argumentiert oder emotionale Angriffe startet.
- Verspreche Deinem Gegenüber nie etwas definitiv, solange noch Verhandlungspunkte offen sind. Solange noch Verhandlungspunkte offen sind, stehen alle Absprachen, Zugeständnisse usw. unter Vorbehalt.
- Zeige keine Triumpfgefühle, wenn Du die Verhandlungen aus Deiner Warte als Sieger verlässt. Gönne Deinem Gegenüber das Gefühl, geschickt verhandelt zu haben. Nach jeder Verhandlung sollten beide Verhandlungspartner unter Wahrung ihres Gesichts und mit erhobenem Kopf den Raum verlassen können – schließlich begegnet man sich im Leben oft zwei Mal.
Konflikte lösen setzt ein beidseitiges Wollen voraus. Ansonsten…
PS.: Wir, die PRofilBerater, werden die zurückerstattete Kaution an „Brot für die Welt“ überweisen, da wir diese in den letzten 16 Jahren, als sie auf der Bank „vor sich hin gammelte“ auch nicht vermisst haben. Zudem hatte ich sie mental ohnehin schon „abgeschrieben“.
Außerdem sind die „Probleme“, mit denen wir uns wechselseitig zuweilen das Leben so schwer machen, dass Verhandlungen wie die oben geschilderte nötig werden, angesichts der Probleme, die nicht nur corona-bedingt aktuell Hunderte von Millionen Menschen auf der Welt haben, geradezu lächerlich und klein.
Auch deshalb hätte ich den „Konflikt“ mit meinem Ex-Vermieter zwar gerne allein, ohne Anwalt im Gespräch mit ihm gelöst, doch dies setzt leider stets ein beidseitiges Wollen der Konfliktparteien voraus.
